.jpg)
Employee Benefits Payments Under Vietnamese Law | Các Khoản Phúc Lợi Chi Trả Cho Người Lao Động Theo Pháp Luật Việt Nam
- Van Pham LLC
- Mar 19
- 7 min read
Under Vietnamese law, businesses may provide various benefits to employees, including lunch allowances, phone expenses, travel costs, tuition fees for children, housing allowances, and other forms of employee benefits. However, to ensure compliance with tax regulations and to optimize corporate income tax (CIT) and personal income tax (PIT) obligations, business owners must carefully consider applicable legal requirements. This paper provides an overview of key employee benefits and their tax implications to assist businesses in structuring their internal policies effectively.
1. Lunch Allowance
Companies may provide meal benefits to employees in the form of direct cash payments, meal services, or meal vouchers. If the company provides cash allowances, the maximum non-taxable amount for PIT purposes is currently VND 730,000 per month per employee. Any amount exceeding this threshold will be subject to PIT. However, meal services or meal vouchers provided by the company are fully exempt from PIT. To ensure deductibility for CIT purposes, companies must comply with invoicing and payment regulations when recording these expenses.
2. Phone Allowance
Phone allowances can be excluded from taxable income if they are specified in the labor contract, collective labor agreement, or the company's financial or bonus regulations, provided that the actual amount paid does not exceed the agreed limit. Additionally, companies may provide mobile phones and phone numbers registered under the company’s name, particularly for employees in sales or client-facing roles. To qualify as deductible expenses for CIT purposes, such allowances must be properly documented and included in company policies.
3. Housing Allowance
Housing costs paid by the employer are deductible for CIT purposes if they are explicitly stated in the employee’s labor contract. The company must clearly define the housing allowance in the labor contract and process payroll accordingly. These costs may qualify for PIT exemption up to a maximum of 15% of the total taxable income (excluding housing allowance) if certain conditions are met. Companies are advised to consult with legal and tax professionals to establish a compliant housing allowance scheme for their employees.
4. Employee Uniforms
Employee uniforms, when provided in kind, are fully deductible for CIT purposes if properly documented. However, if uniforms are provided in cash, the deductible amount is capped at VND 5 million per employee per year. Companies may choose to provide both in-kind and cash uniform allowances, provided that each type meets the corresponding tax requirements.
5. Travel Allowance
Business-related travel and accommodation expenses incurred for legitimate purposes are deductible if supported by detailed travel itineraries, receipts, and proper documentation. If a fixed travel allowance is provided on a monthly basis, it must be recorded in the company’s internal policy or financial policy to be considered deductible for CIT purposes.
6. Insurance Allowance
In addition to compulsory social insurance contributions, companies may provide voluntary insurance allowances to employees. However, the non-taxable limit is capped at VND 3,000,000 per employee per month. To ensure tax compliance and deductibility, these allowances must be explicitly stated in the labor contract or internal company policies.
Note on Deductible Expenses
Companies can record expenses as deductible for CIT purposes if they meet the following conditions:
a) The expenses are actually incurred and related to the company’s business activities.
b) The expenses are supported by valid invoices and documents as required by law.
c) For purchases of goods or services with a value of VND 20 million or more per transaction (including VAT), non-cash payment proof is required for tax deductibility.
Employers should carefully structure employee benefits to ensure compliance with Vietnamese tax laws while maximizing allowable deductions. Proper documentation, adherence to labor contracts, and alignment with company policies are crucial in mitigating tax risks and optimizing operational costs. Businesses are encouraged to seek professional legal and tax advice to tailor benefit schemes to their specific needs and ensure compliance with evolving regulations.
------------------------------------
VN version:
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp có thể cung cấp nhiều khoản phúc lợi cho người lao động, bao gồm phụ cấp ăn trưa, chi phí điện thoại, chi phí đi lại, học phí cho con của người lao động, trợ cấp nhà ở và các khoản phúc lợi khác. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế cũng như tối ưu hóa thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các quy định pháp lý hiện hành. Bài viết này cung cấp tổng quan về các khoản phúc lợi chính và tác động thuế của chúng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chính sách nội bộ hiệu quả.
1. Phụ cấp ăn trưa
Doanh nghiệp có thể hỗ trợ bữa ăn cho người lao động dưới hình thức chi trả tiền mặt, cung cấp suất ăn hoặc phiếu ăn. Nếu doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt, mức tối đa không chịu thuế TNCN hiện tại là 730.000 VND/người/tháng. Bất kỳ khoản chi vượt quá mức này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cung cấp suất ăn hoặc phiếu ăn, khoản này sẽ được miễn thuế TNCN. Để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hóa đơn và thanh toán.
2. Phụ cấp điện thoại
Khoản phụ cấp điện thoại có thể được miễn thuế TNCN nếu được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính, thưởng của doanh nghiệp và không vượt quá mức giới hạn đã thỏa thuận. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cung cấp điện thoại và số điện thoại đăng ký dưới tên công ty cho nhân viên, đặc biệt là bộ phận kinh doanh hoặc các bộ phận cần liên hệ nhiều với khách hàng. Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản phụ cấp này phải được ghi nhận đầy đủ trong chính sách công ty.
3. Trợ cấp nhà ở
Chi phí nhà ở do doanh nghiệp chi trả được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN nếu được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động của người lao động. Doanh nghiệp cần xác định rõ khoản trợ cấp nhà ở trong hợp đồng và thực hiện thanh toán lương theo đúng thỏa thuận. Khoản trợ cấp này có thể được miễn thuế TNCN với mức tối đa 15% tổng thu nhập chịu thuế (không bao gồm trợ cấp nhà ở) nếu đáp ứng đủ điều kiện. Các doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý và thuế để xây dựng chính sách hỗ trợ nhà ở phù hợp với quy định pháp luật.
4. Đồng phục nhân viên
Đối với đồng phục cung cấp bằng hiện vật, doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ chi phí khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu đồng phục được chi trả bằng tiền mặt, mức chi phí được trừ tối đa là 5 triệu VND/người/năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cấp phát đồng phục theo cả hai hình thức (hiện vật và tiền mặt) miễn là mỗi hình thức đáp ứng các điều kiện quy định.
5. Phụ cấp đi lại
Các khoản chi phí công tác và lưu trú phát sinh hợp lệ vì mục đích kinh doanh có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có lịch trình công tác chi tiết, hóa đơn chứng từ hợp lệ. Nếu doanh nghiệp trả khoản trợ cấp đi lại cố định hàng tháng, cần ghi nhận nội dung này trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ để được xem xét là chi phí hợp lệ.
6. Trợ cấp bảo hiểm
Ngoài các khoản bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp có thể hỗ trợ thêm các khoản bảo hiểm tự nguyện cho người lao động. Tuy nhiên, mức không chịu thuế TNCN tối đa là 3.000.000 VND/người/tháng. Để đảm bảo tính hợp lệ về thuế và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khoản trợ cấp này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Quy định về Chi phí được khấu trừ
Doanh nghiệp có thể ghi nhận các khoản chi phí vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.
c) Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), thanh toán phải được thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế của Việt Nam, đồng thời tối ưu hóa các khoản chi phí hợp lệ. Việc lập hồ sơ đầy đủ, tuân thủ hợp đồng lao động và quy chế nội bộ là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro thuế và tối ưu hóa chi phí hoạt động. Doanh nghiệp được khuyến nghị tham vấn các chuyên gia pháp lý và thuế để xây dựng chính sách phúc lợi phù hợp với nhu cầu thực tế và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
#humanresources #taxcompliance #vietnamlaw #employeebenefits #compensationandbenefits #legalcompliance #accounting #phucloinhanvien #thuetndn #thuetncn #ketoan #vietnamlaw #nhansu
Reference:
http://ketoanthienung.org/tin-tuc/cac-khoan-chi-phi-duoc-tru-khi-tinh-thue-thu-nhap-doanh-nghiep.htm
Comentarios