[Q&A] #019 - Business Registration and Licensing for SMEs | Giải đáp các thắc mắc về Đăng ký kinh doanh và giấy phép cho SMEs

Following our Q&A series on Business Compliance, today we'll delve into business registration and licensing issues - core legal procedures for all new enterprises. Whether you're a startup or an established company, understanding business registration and licensing regulations plays a vital role in business operations. From updating registration information to branch expansion, from temporary suspension to dissolution, each step requires compliance with specific legal requirements. This article will answer the 10 most common questions about business registration and licensing procedures, helping your business operate legally and avoid unnecessary legal risks. | Tiếp theo series Q&A về Tuân thủ cho doanh nghiệp, hôm nay chúng ta sẽ đi sâu vào các vấn đề về đăng ký kinh doanh và giấy phép - những thủ tục pháp lý cốt lõi cho mọi doanh nghiệp mới. Dù là doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, việc nắm vững các quy định về đăng ký kinh doanh và giấy phép luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Từ thay đổi thông tin đăng ký đến mở rộng chi nhánh, từ tạm ngừng kinh doanh đến giải thể, mỗi bước đều cần tuân thủ những quy định pháp lý cụ thể. Bài viết này sẽ giải đáp 10 câu hỏi thường gặp nhất về thủ tục đăng ký kinh doanh và giấy phép, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành đúng quy định và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

[Q&A] #019 - Business Registration and Licensing for SMEs | Giải đáp các thắc mắc về Đăng ký kinh doanh và giấy phép cho SMEs

1. What is the process for changing business registration information? | Quy trình thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp như thế nào?

- Prepare documents for changing business registration information (e.g., changing headquarters address, adding business lines, changing legal representative,...) | Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với các nội dung có liên quan (ví dụ: đổi địa chỉ trụ sở chính, bổ sung ngành nghề, thay đổi người đại diện theo pháp luật,...)

- Submit documents online through the National Business Registration Portal | Nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

- Department of Planning and Investment will respond within 3 working days | Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ phản hồi kết quả sau 3 ngày làm việc

- Note: Changes must be reported to the business registration authority within 10 days from the change | Lưu ý, các thay đổi phải được thông báo đến cơ quan đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ khi có thay đổi.

2. Are additional business licenses required for specific industries? | Có cần giấy phép kinh doanh bổ sung cho ngành nghề cụ thể không?

Certain specific industries require separate licenses, for example: restaurants, hotels, pharmaceuticals, insurance, securities, etc. Need to check specific regulations for each sector. | Một số ngành nghề đặc thù cần giấy phép riêng, ví dụ: nhà hàng, khách sạn, dược phẩm, bảo hiểm, chứng khoán, v.v. Cần kiểm tra quy định cụ thể cho từng lĩnh vực.

3. What documents must a company maintain? | Công ty phải lưu trữ các tài liệu gì?

Businesses must keep the following documents at headquarters or another location specified in the company charter; retention period follows legal regulations: | Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định dưới đây tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

Depending on the type, businesses must maintain: | Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Company charter, internal management regulations, member/shareholder registry | Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông

b) Industrial property protection certificates; product/service quality certificates; permits and other certificates | Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác

c) Documents confirming company asset ownership | Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty

d) Voting ballots, vote counting minutes, meeting minutes of Members' Council/Shareholders' Meeting/Board of Directors; company decisions | Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp

e) Securities prospectus for offering or listing | Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán

f) Supervisory Board reports, inspection conclusions, audit organization conclusions | Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán

g) Accounting books, accounting documents, annual financial reports | Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm

4. How to temporarily suspend business operations? | Làm thế nào để tạm ngừng hoạt động kinh doanh?

- Business must send notice to Business Registration Office at least 3 working days before suspension | Doanh nghiệp có nhu cầu tạm ngừng kinh doanh phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh

- Each suspension period cannot exceed one year. Multiple extensions possible | Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá một năm. Doanh nghiệp có thể gia hạn tạm ngừng nhiều lần

5. What is the process for opening branches/representative offices? | Quy trình mở chi nhánh/văn phòng đại diện như thế nào?

Submit registration documents to Business Registration Office where branch/representative office is located, including: | Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Establishment notice signed by legal representative | Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký

b) Copy of resolution/decision and meeting minutes | Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp

c) Copy of legal documents of branch/office head | Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

6. How to register for business code? | Cách thức đăng ký mã số doanh nghiệp?

Business code is automatically issued during business establishment registration, simultaneously serving as tax code | Mã số doanh nghiệp được cấp tự động khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế.

7. Procedure for changing charter capital? | Thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty?

- Company owner/Members' Council/Shareholders' Meeting decides on charter capital change | Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ra quyết định thay đổi vốn điều lệ

- Prepare change documents (application, decision, amended charter) | Chuẩn bị hồ sơ thay đổi (đơn đề nghị, quyết định, điều lệ sửa đổi)

- Submit to Business Registration Office within 10 days of change | Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ khi thay đổi vốn điều lệ

8. Regulations on company seal usage? | Quy định về sử dụng con dấu doanh nghiệp?

- Company decides form, quantity and content of seals | Doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu

- Manage, use and store seals according to company regulations | Quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu theo quy định của công ty

9. How to verify business license validity? | Làm sao để kiểm tra tính hợp lệ của giấy phép kinh doanh?

- Check on National Business Registration Portal | Tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

- Compare license information with search results | Kiểm tra thông tin trên giấy phép với thông tin tra cứu

- Verify with issuing authority if needed | Xác minh với cơ quan cấp phép nếu cần

10. Voluntary business dissolution procedure? | Thủ tục giải thể doanh nghiệp tự nguyện? Basic steps for voluntary business dissolution include: | Các bước cơ bản khi giải thể doanh nghiệp tự nguyện bao gồm:

- Make dissolution decision and plan | Ra quyết định giải thể và lập phương án giải thể

- Notify tax authority, employees and creditors | Thông báo cho cơ quan thuế, người lao động và chủ nợ

- Liquidate assets, pay debts and resolve obligations | Thanh lý tài sản, trả nợ và giải quyết các nghĩa vụ

- Submit dissolution documents to Business Registration Office | Nộp hồ sơ giải thể tại Phòng Đăng ký kinh doanh

- Receive notice of business dissolution | Nhận thông báo về việc doanh nghiệp đã giải thể

Compliance with business registration and licensing regulations is not just a legal obligation but also the key to sustainable business development. | Tuân thủ quy định về đăng ký kinh doanh và giấy phép không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Việc cập nhật và thực hiện đúng các thủ tục hành chính sẽ giúp doanh nghiệp: | Keeping up-to-date and properly implementing administrative procedures will help businesses:

• Tránh các khoản phạt và chế tài hành chính | Avoid fines and administrative sanctions

• Xây dựng uy tín với đối tác và khách hàng | Build credibility with partners and customers

• Thuận lợi trong việc mở rộng kinh doanh | Facilitate business expansion

• Dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn và cơ hội đầu tư | Easy access to capital and investment opportunities

We hope this information will serve as a useful guide for your business. For detailed consultation on business legal issues, please contact us through the channels below. | Hy vọng những thông tin trên đây sẽ là kim chỉ nam hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Để được tư vấn chi tiết về các vấn đề pháp lý doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với chúng tôi về địa chỉ email info@vanphamllc.com.

#vanphamllc #BusinessRegistration #BusinessLicense #Vietnam #SME #Compliance #LegalRequirements #StartupVietnam #BusinessCompliance #DangKyKinhDoanh #GiayPhepKinhDoanh #DoanhnghiepVietnam #DNVNghiep #KhoiNghiep #TuanThu #PhapLyDoanhnghiep #DoanhNghiepMoi