top of page
Writer's pictureVan Pham LLC
Nov 36 min read

[Q&A] #020 - Common Questions about Labor and Social Insurance for SMEs | Giải đáp các thắc mắc về Lao động và Bảo hiểm xã hội cho SMEs

Continuing our Q&A series about Compliance for newly established businesses in Vietnam, let's explore common issues related to Labor & Social Insurance with Van Pham LLC | Tiếp nối chuỗi series về các câu hỏi thường gặp về Tuân thủ cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam, cùng Van Pham LLC tìm hiểu thêm về các vấn đề liên quan đến Lao động & Bảo hiểm xã hội thường gặp:


[Q&A] #020 - Common Questions about Labor and Social Insurance for SMEs | Giải đáp các thắc mắc về Lao động và Bảo hiểm xã hội cho SMEs
[Q&A] #020 - Common Questions about Labor and Social Insurance for SMEs | Giải đáp các thắc mắc về Lao động và Bảo hiểm xã hội cho SMEs

1. Registration process for social insurance, health insurance, and unemployment insurance for new employees? | Quy trình đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho nhân viên mới?

- Submit registration documents within 30 days from labor contract signing | Trong 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ, nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN

- Required documents: Social insurance registration form (Form TK1-TS), list of employees participating in social insurance and health insurance (Form D02-TS) | Hồ sơ gồm: Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS), danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS)

- Submit at social insurance office or through public service portal | Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH hoặc qua cổng dịch vụ công


2. How to develop and register internal labor regulations? | Cách xây dựng và đăng ký nội quy lao động?

- Develop based on labor law regulations | Xây dựng dựa trên quy định của pháp luật lao động

- Consult with employee representative organizations | Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

- Publicly display at workplace | Niêm yết công khai tại nơi làm việc

- Register with Department of Labor, War Invalids and Social Affairs within 10 days from issuance | Đăng ký với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành


3. Periodic labor usage reporting procedures? | Thủ tục báo cáo sử dụng lao động định kỳ?

- Semi-annual report: Before June 5th annually | Báo cáo 6 tháng: Trước ngày 05/6 hàng năm

- Annual report: Before December 5th annually | Báo cáo năm: Trước ngày 05/12 hàng năm

- Submit reports to Department of Labor, War Invalids and Social Affairs | Nộp báo cáo cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội


4. Regulations on probation period and labor contract signing? | Quy định về thời gian thử việc và ký kết hợp đồng lao động?

- Maximum 60 days probation for positions requiring college degree or higher | Thử việc không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên

- Maximum 30 days for other positions | Không quá 30 ngày đối với công việc khác

- Sign official labor contract after successful probation period | Ký HĐLĐ chính thức sau khi kết thúc thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu


5. How to calculate overtime and holiday pay? | Cách tính lương làm thêm giờ và ngày lễ?

- Regular day overtime: At least 150% of normal hourly wage | Làm thêm giờ ngày thường: Ít nhất bằng 150% lương giờ thông thường

- Weekend overtime: At least 200% of normal hourly wage | Làm thêm giờ ngày nghỉ hàng tuần: Ít nhất bằng 200% lương giờ thông thường

- Holiday/Tet overtime: At least 300% of normal hourly wage | Làm thêm giờ ngày nghỉ lễ, Tết: Ít nhất bằng 300% lương giờ thông thường

- Working on holidays/Tet: At least 300% of normal daily wage | Làm việc vào ngày lễ, Tết: Được trả lương ít nhất bằng 300% lương ngày thường


6. Labor dispute resolution process? | Quy trình giải quyết tranh chấp lao động?

- Negotiation between parties | Thương lượng giữa các bên

- Mediation through labor mediator | Hòa giải thông qua hòa giải viên lao động

- Through Labor Arbitration Council or People's Court (if mediation fails) | Thông qua Trọng tài lao động hoặc Tòa án nhân dân (khi hoà giải không thành)


7. Labor contract termination procedures? | Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động?

Must comply with legal termination procedures; illegal unilateral termination will lead to adverse consequences. Key notice periods: | Cần tuân thủ quy trình chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật sẽ dẫn đến kết quả bất lợi. Các mốc thời gian cơ bản cần lưu ý:

a) At least 45 days for indefinite-term contracts | Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn

b) At least 30 days for fixed-term contracts of 12-36 months | Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng

c) At least 3 working days for contracts under 12 months and health-related cases | Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng và đối với trường hợp quy định có liên quan đến sức khoẻ của người lao động

d) For specific industries and jobs, notice periods follow Government regulations | Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ


8. Insurance regulations for foreigners working in Vietnam? | Quy định về đóng bảo hiểm cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

- Mandatory social insurance and health insurance if holding work permit/practice certificate/license issued by Vietnamese authorities | Bắt buộc tham gia BHXH, BHYT nếu có giấy phép lao động/chứng chỉ hành nghề/giấy phép hành nghề do cơ quan Việt Nam cấp

- Social insurance rates: 17% (employer), 8% (employee) | Mức đóng BHXH: 17% (người sử dụng lao động đóng), 8% người lao động đóng

- Health insurance rates: 3% (employer), 1.5% (employee) | Mức đóng BHYT: 3% người sử dụng lao động, 1,5% người lao động đóng

* These rates are calculated based on monthly salary subject to mandatory social insurance | Mức đóng bảo hiểm xã hội này được tính trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc


9. How to calculate and submit union fees? | Cách tính và trích nộp kinh phí công đoàn?

- Rate: 2% of salary fund used for social insurance contributions | Mức đóng: 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động

- Employer is responsible for payment | Người sử dụng lao động chịu trách nhiệm đóng

- Submit monthly along with mandatory social insurance | Nộp hàng tháng cùng kỳ đóng BHXH bắt buộc


10. Maternity benefit regulations for employees? | Quy định về chế độ thai sản cho người lao động?

- Maternity leave: 6 months for female employees, pre-birth leave not exceeding 2 months | Nghỉ thai sản: 06 tháng đối với lao động nữ, thời gian nghỉ trước khi sinh không quá 02 tháng

- Maternity benefits: 100% of average monthly salary (based on 6 months before leave) | Chế độ thai sản: 100% mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH của 6 tháng trước khi nghỉ việc

- Male employees entitled to 5-14 days leave when wife gives birth | Lao động nam được nghỉ từ 5 đến 14 ngày khi vợ sinh con

- One-time allowance for childbirth or adoption | Hưởng trợ cấp 1 lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi


Compliance with labor and social insurance regulations is not just a legal obligation but also a key factor in building a healthy and sustainable work environment. Understanding these regulations will help businesses prevent legal risks while building good relationships with employees. | Tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt trong việc xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và bền vững. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với người lao động.


5 views0 comments

Bình luận

bottom of page