.jpg)
Văn Phòng Đại Diện (VPĐD) mang đến một lựa chọn chiến lược và “tiết kiệm" với các yêu cầu tuân thủ tối thiểu cho các nhà đầu tư nước ngoài muốn gia nhập thị trường Việt Nam. VPĐD hoạt động như một đơn vị phụ thuộc của nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động dưới sự ủy quyền của nhà đầu tư để tăng cường các hoạt động kinh doanh, không bao gồm việc tham gia trực tiếp vào các giao dịch kinh doanh. Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện về việc thành lập VPĐD tại Việt Nam, bao gồm quy trình cấp phép, các thủ tục sau đăng ký, và các yêu cầu tuân thủ liên tục trong suốt thời gian hoạt động của VPĐD.
1. Tại Sao Nhà Đầu Tư Nước Ngoài Nên Chọn Văn Phòng Đại Diện?
Như đã nêu trên, VPĐD là một lựa chọn chiến lược và chi phí thấp so với việc thành lập một công ty mới tại Việt Nam vì các lý do sau:
Thủ tục đăng ký đơn giản với thời gian đăng ký thành lập ngắn
Nhà đầu tư không cần phải đầu tư một số vốn cụ thể vào VPĐD
Được miễn trừ hàng loạt các báo cáo thuế và báo cáo hàng năm, hoàn toàn khác biệt so với hoạt động của các doanh nghiệp
Được miễn trừ nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Ít thủ tục tuân thủ hơn
Có thể tuyển dụng nhân viên và ký hợp đồng phục vụ cho hoạt động của VPĐD
2. Các Hoạt Động Được Phép Của Văn Phòng Đại Diện
VPĐD tại Việt Nam được phép tham gia vào các hoạt động sau:
Nghiên Cứu Thị Trường: Thực hiện nghiên cứu thị trường để thu thập thông tin và hiểu biết về thị trường Việt Nam, bao gồm hành vi tiêu dùng, xu hướng thị trường, và phân tích cạnh tranh.
Xúc Tiến Thương Mại: Quảng bá doanh nghiệp và sản phẩm của công ty mẹ thông qua các hoạt động thương mại, như quảng cáo, tổ chức các sự kiện quảng bá và thiết lập mối quan hệ kinh doanh.
Văn Phòng Liên Lạc: Làm văn phòng liên lạc để tạo điều kiện cho việc giao tiếp và phối hợp giữa công ty mẹ nước ngoài và các đối tác hoặc khách hàng tại Việt Nam.
3. Điều Kiện Để Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Nhà đầu tư nước ngoài chỉ có thể mở VPĐD tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:
Yêu Cầu Về Quốc Tịch: Nhà đầu tư phải xuất phát từ các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đã ký kết các hiệp định mà Việt Nam cũng là thành viên.
Thời Gian Hoạt Động: Nhà đầu tư phải chứng minh được lịch sử hoạt động ít nhất một năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
Hiệu Lực của Giấy Chứng Nhận Thành Lập: Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương của nhà đầu tư phải còn hiệu lực ít nhất một năm kể từ ngày nộp đơn đăng ký VPĐD.
Phù Hợp Với Cam Kết: Phạm vi hoạt động của VPĐD phải phù hợp với các cam kết đã được nêu trong các hiệp định mà Việt Nam là thành viên. Trong trường hợp không phù hợp, cần có sự chấp thuận của các Bộ trưởng Việt Nam có liên quan để thành lập VPĐD.
4. Những Gì Cần Chuẩn Bị Cho Việc Đăng Ký Văn Phòng Đại Diện
Tài liệu từ Công ty Mẹ (tức là Nhà đầu tư nước ngoài):
Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương: Các tài liệu này phải chứng minh sự tồn tại pháp lý của công ty mẹ.
Thư bổ nhiệm Trưởng VPĐD: Tài liệu này phải chính thức bổ nhiệm cá nhân sẽ làm Trưởng VPĐD ở Việt Nam.
Tài liệu tài chính: Báo cáo tài chính đã được kiểm toán, chứng chỉ hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc tài liệu tài chính từ năm tài chính gần nhất, hoặc các tài liệu tương đương. Các tài liệu này phải do các cơ quan có thẩm quyền nơi công ty mẹ nước ngoài đặt trụ sở ban hành hoặc chứng nhận, chứng minh sự tồn tại và trạng thái hoạt động của công ty mẹ.
Tất cả các tài liệu từ công ty mẹ phải là bản sao chứng thực, được hợp pháp hóa lãnh sự và kèm theo bản dịch có chứng thực sang tiếng Việt.
Tài liệu từ Trưởng Văn phòng Đại diện:
Giấy tờ tùy thân: Bản sao chứng thực của hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của Trưởng VPĐD. Nếu Trưởng VPĐD là người nước ngoài, hộ chiếu phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt.
Tài liệu địa điểm thuê của Văn phòng Đại diện:
Hợp đồng địa điểm thuê: Biên bản ghi nhớ (MOU), hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm làm VPĐD.
Tình trạng pháp lý của địa điểm thuê: Hồ sơ pháp lý để xác nhận tình trạng pháp lý của địa điểm thuê.
Tất cả các tài liệu liên quan đến cơ sở phải là bản sao chứng thực.
5. Nộp Hồ Sơ
Hồ sơ đăng ký VPĐD phải được nộp cho Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp nơi đặt VPĐD. Giấy phép VPĐD thường có thể được cấp trong vòng bốn tuần kể từ ngày nộp đủ hồ sơ.
6. Quy Trình Sau Đăng Ký
Sau khi nộp hồ sơ, VPĐD phải hoàn thành một số bước sau đăng ký để bắt đầu hoạt động:
Đăng ký con dấu của VPĐD: VPĐD phải khắc con dấu của mình và sau đó đăng ký con dấu này với cơ quan Công an tỉnh. Bước này nên được hoàn thành sớm nhất có thể sau khi nộp hồ sơ, vì con dấu là cần thiết cho các bước tiếp theo.
Đăng ký mã số thuế cho VPĐD: Đơn đăng ký thuế phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy phép VPĐD. Việc không tuân thủ thời hạn này sẽ dẫn đến các biện pháp xử phạt và hủy bỏ quá trình nộp hồ sơ. Mã số thuế sẽ được cấp cho VPĐD trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ các tài liệu yêu cầu.
Đăng ký mã số thuế cho nhân viên VPĐD: Nếu VPĐD tuyển dụng nhân viên, VPĐD phải đăng ký mã số thuế cho cả nhân viên Việt Nam và nhân viên nước ngoài với cơ quan thuế.
Mở tài khoản ngân hàng: Mặc dù VPĐD không thể tham gia trực tiếp vào các giao dịch kinh doanh, nhưng có thể thực hiện các giao dịch để hỗ trợ hoạt động của mình tại Việt Nam và do đó có quyền mở tài khoản ngân hàng.
7. Các Báo Cáo Của Văn Phòng Đại Diện
Mặc dù VPĐD không được phép tham gia vào các giao dịch kinh doanh và do đó không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng VPĐD phải hoàn thành một số nghĩa vụ báo cáo:
Báo cáo thuế thu nhập cá nhân (PIT): Nếu VPĐD có nhân viên, VPĐD phải nộp báo cáo thuế và trả thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
Báo cáo thuế giá trị gia tăng (VAT): VPĐD phải nộp báo cáo VAT do các giao dịch thực hiện để hỗ trợ hoạt động của mình.
Báo cáo hàng năm cho Cơ quan cấp phép: VPĐD phải nộp báo cáo hàng năm cho cơ quan cấp phép không muộn hơn ngày 30 tháng 1 mỗi năm.
Việc không tuân thủ các yêu cầu báo cáo sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động của VPĐD và bất kỳ việc gia hạn hoặc sửa đổi giấy phép nào trong tương lai.
8. Các Lưu Ý
Hạn chế: Nhà đầu tư nước ngoài nên tuân thủ các hạn chế sau:
Lịch sử giấy phép: Các nhà đầu tư muốn thành lập VPĐD không nên có tiền lệ bị thu hồi giấy phép chi nhánh hoặc VPĐD trong vòng hai năm trước ngày nộp đơn xin VPĐD mới.
Số lượng VPĐD: Mặc dù các nhà đầu tư có quyền thành lập nhiều VPĐD, nhưng cần lưu ý rằng không được có 02 VPĐD trong cùng một thành phố trực thuộc trung ương.
Thời hạn giấy phép: Việc cấp giấy phép VPĐD có giới hạn tối đa là năm năm, nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy chứng nhận thành lập của nhà đầu tư, nếu có. Quy định này áp dụng đồng nhất cho cả lần cấp phép đầu tiên và các lần gia hạn giấy phép VPĐD sau khi hết hạn.
Vai trò của Trưởng VPĐD: Trưởng VPĐD không được đồng thời giữ các vị trí sau:
Trưởng chi nhánh: Trưởng VPĐD không thể đồng thời giữ vị trí Trưởng chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc bất kỳ thương nhân nước ngoài nào khác.
Người đại diện pháp lý: Trưởng VPĐD không được giữ vị trí người đại diện pháp lý cho cùng một thương nhân nước ngoài hoặc bất kỳ thương nhân nước ngoài nào khác.
Người đại diện pháp lý của công ty Việt Nam: Trưởng VPĐD bị cấm đồng thời làm người đại diện pháp lý cho bất kỳ tổ chức kinh doanh nào thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Các Hỗ Trợ Của Chúng Tôi
Tại Van Pham LLC, chúng tôi tận dụng kinh nghiệm phong phú của mình để hỗ trợ hàng trăm nhà đầu tư thành lập Văn phòng Đại diện (VPĐD) trong các lĩnh vực khác nhau, bao gồm dược phẩm, hóa chất, thương mại và sản xuất. Dịch vụ toàn diện của chúng tôi đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tối đa trong suốt hành trình của mình tại Việt Nam.
Chúng tôi cung cấp:
Tư Vấn Toàn Diện Về Thị Trường:
Chúng tôi cung cấp tư vấn chiến lược về gia nhập thị trường tại Việt Nam, bao gồm thành lập chi nhánh, quản lý dòng tiền, sử dụng vốn hiệu quả, và cấu trúc hoạt động và tổ chức để phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Quản Lý Tài Khoản Ngân Hàng Và Giao Dịch:
Chúng tôi hỗ trợ mở và quản lý tài khoản ngân hàng địa phương, đảm bảo các giao dịch tài chính diễn ra suôn sẻ và tuân thủ để hỗ trợ hoạt động của VPĐD.
Quản Lý Giấy Phép Và Hồ Sơ Doanh Nghiệp:
Đội ngũ của chúng tôi xử lý toàn bộ quy trình cấp phép, từ nộp đơn đến phê duyệt, và duy trì hồ sơ kinh doanh chính xác để đảm bảo tuân thủ quy định địa phương.
Quản Lý Nhân Sự:
Chúng tôi cung cấp tư vấn và dịch vụ liên quan đến giấy phép lao động và tuân thủ lao động, đảm bảo đội ngũ của bạn hoạt động hiệu quả và hợp pháp tại Việt Nam.
Dịch Vụ Thư Ký:
Dịch vụ thư ký của chúng tôi bao gồm các công việc hành chính, quản lý tài liệu và tạo điều kiện giao tiếp, cho phép bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Dịch Vụ Hỗ Trợ Bổ Sung:
Tuân Thủ Pháp Luật Và Quản Lý Rủi Ro:
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tuân thủ pháp luật để điều hướng môi trường quy định phức tạp tại Việt Nam và thực hiện các chiến lược quản lý rủi ro để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Tư Vấn Và Lập Kế Hoạch Thuế:
Các chuyên gia của chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, giúp bạn lập kế hoạch và quản lý nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả, bao gồm VAT, PIT và các loại thuế liên quan khác.
Gia Nhập Và Hội Nhập Văn Hóa:
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc hiểu và hội nhập vào văn hóa địa phương, điều này rất quan trọng để thành công trong việc gia nhập thị trường và hoạt động lâu dài.
Hỗ Trợ Mở Rộng Kinh Doanh:
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, chúng tôi cung cấp hỗ trợ liên tục cho việc mở rộng hoạt động, gia nhập các thị trường mới tại Việt Nam và đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh của bạn, bao gồm chuyển đổi VPĐD thành công ty hoặc thành lập công ty mới.
Bằng việc hợp tác với Van Pham LLC, bạn sẽ có một đội ngũ tận tâm cam kết với sự thành công của bạn tại Việt Nam. Các giải pháp và dịch vụ toàn diện của chúng tôi và hiểu biết sâu sắc về thị trường địa phương đảm bảo rằng khoản đầu tư của bạn được tối ưu hóa, tuân thủ và sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email: info@vanphamllc.com để được tư vấn miễn phí trong 45 phút về việc thành lập VPĐD của bạn.
Commentaires