Your Handbook When Changing Company's Address | Cẩm nang khi thay đổi địa chỉ công ty

[Tiếng Việt bên dưới]

Your Handbook When Changing Company's Address | Cẩm nang khi thay đổi địa chỉ công ty

The address of a company's headquarters is one of the most crucial pieces of information, recorded on almost all licenses, certificates, and other significant documents of the company. Therefore, changing the company's headquarters address involves a series of administrative paperwork and compliance. Failure to comply with these requirements can not only disrupt the company's stable operations but also result in administrative penalties or tax-related issues.

This article provides a detailed guide on the procedure for changing the company's headquarters address. This procedure can also be applied when there is a need to change the address of a representative office or branch.

Step 1: Fulfilling Tax Obligations with the Tax Authorities

This step is essential for companies whose change of headquarters address results in a change of managing tax authority. The company must submit a dossier to the tax authority requesting the transfer to the new address. The tax authority will review the company's tax records, including declarations, reports, financial obligations, and may require an tax audit if necessary. According to the Tax Administration Law, notification to the tax authority can be made within 10 days from the date of the change, i.e., from the day the company moves to the new address. However, in practice, the procedures with the tax authority should be carried out and completed earlier, even before the relocation, as this process can take up to several months.

While the decision to change the address is made by the company, the approval of the transfer is determined by the tax authority, and the tax authority's decision serves as the basis for the Department of Planning and Investment to approve the company's address change application. The outcome of this step is the "Notice of the taxpayer's relocation" issued by the tax authority at the former address and sent to the tax authority at the new address (“Notice of Relocation”). This notice includes the status of the company's tax records and invoices, financial obligations, other necessary information, and confirmation of the company's relocation.

Step 2: Registering the Change of Company Headquarters Address with the Department of Planning and Investment

After receiving the Notice of Relocation from the tax authority in step 1, the company proceeds to submit its dossier to the Department of Planning and Investment at the location where the company intends to move its headquarters. For companies whose relocation does not change the managing tax authority, step 2 can be carried out directly without completing step 1.

The dossier must include the Notice of Change of Business Registration Information, using the prescribed form, and the company's Decision (depending on the type of business entity) regarding the change of address. It is essential to ensure that the new headquarters location complies with current regulations and is suitable for the company's business activities.

Step 3: Registering the Change of Investment Project Address with the Investment Management Authority

For companies without an Investment Registration Certificate indicating that the headquarters address is the same as the investment project location (“IRC”) this step can be skipped, and they can proceed directly to step 4. However, companies that possess this IRC must complete additional procedures to register the adjustment of the investment project with the investment management authority, specifically addressing the change in the project's location. This step can be performed concurrently with or after step 2. Nevertheless, some authorities may only approve this step if step 2 has already been completed.

Step 4: Compliance Steps After Changing the Address

After completing the change of the company headquarters address on the Business Registration Certificate (Step 2), the company needs to follow these compliance steps:

1. Display the company signboard at the new headquarters, including at least the company name, tax identification number, and company address;

2. Create a new company seal if the current seal includes the former address;

3. Notify the change of address on output electronic invoices;

4. Inform partners and suppliers to update the address on input invoices;

5. Notify the bank, social insurance agency, and labor management authority of the address change;

6. Update the new address on all sub-licenses, certificates, and other official company documents.

--—----

Giới thiệu: 

Địa chỉ trụ sở công ty là một trong những thông tin rất quan trọng của một công ty, được ghi nhận trên hầu hết các giấy phép, giấy chứng nhận và các giấy tờ quan trọng khác của công ty đó. Vì vậy, việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sẽ kéo theo một số công việc giấy tờ hành chính mà nếu không tuân thủ sẽ không những gây ảnh hưởng đến sự hoạt động ổn định của công ty mà còn khiến công ty bị phạt hành chính hoặc gặp một số rắc rối về thuế. 

Bài viết này sẽ hướng dẫn một cách chi tiết về quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Quy trình này cũng có thể áp dụng cho việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện hoặc chi nhánh trong trường hợp công ty có nhu cầu như vậy. 

Bước 1: Hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế 

Đây là bước cần thực hiện đối với các công ty mà việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn tới việc đổi cơ quan thuế quản lý. Công ty cần tiến hành nộp hồ sơ đến cơ quan thuế yêu cầu về việc chuyển địa điểm mới địa chỉ mới. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ thuế của công ty, bao gồm các tờ khai, báo cáo, nghĩa vụ tài chính, và có thể yêu cầu kiểm tra - thanh tra thuế khi cần thiết. Theo quy định của Luật Quản lý thuế, việc thông báo đến cơ quan thuế có thể thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, tức từ ngày công ty chuyển đến địa chỉ mới. Tuy nhiên, trên thực tế, thủ tục với cơ quan thuế cần được thực hiện và hoàn tất sớm hơn, thậm chí trước khi chuyển địa điểm vì quy trình này có thể kéo dài lên đến hàng tháng. Nhu cầu thay đổi địa chỉ là quyết định của công ty, nhưng việc chấp thuận chuyển đi - chuyển đến lại là của cơ quan thuế và quyết định của cơ quan thuế lại chính là cơ sở để Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Kết quả của bước này là Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm của cơ quan thuế nơi công ty chuyển đi gửi đến cơ quan thuế nơi công ty chuyển đến (“Thông báo chuyển địa điểm"), trong đó ghi nhận tình trạng hồ sơ thuế của công ty, các nghĩa vụ tài chính, tình hình quyết toán hóa đơn, các thông tin cần lưu ý khác và xác nhận về việc chuyển địa điểm của công ty. 

Bước 2: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư 

Sau khi nhận được Thông báo chuyển địa điểm tại bước 1, công ty tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty dự định chuyển trụ sở đến. Đối với công ty chuyển địa điểm nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, có thể thực hiện ngay bước 2 này mà không cần qua bước 1. 

Thành phần hồ sơ bao gồm Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu và Quyết định của công ty (tùy từng loại hình doanh nghiệp) về việc thay đổi địa chỉ. Cần lưu ý địa điểm trụ sở được chuyển đến cũng phải tuân thủ các quy định hiện hành và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. 

Bước 3: Đăng ký thay đổi địa chỉ dự án đầu tư tại cơ quan quản lý về đầu tư 

Đối với công ty không có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư có thể hiện địa chỉ trụ sở trùng với địa điểm thực hiện dự án đầu tư (“Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư”, có thể bỏ qua bước này và thực hiện luôn bước 4. Tại bước này, những công ty sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký điều chỉnh dự án đầu tư với cơ quan quản lý đầu tư với nội dung thay đổi địa điểm thực hiện dự án đầu tư. Bước này có thể thực hiện song song hoặc sau bước 2, tuy nhiên một số cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp thuận bước này nếu công ty đã hoàn tất bước 2. 

Bước 4: Các bước tuân thủ sau thay đổi địa chỉ 

Sau khi hoàn tất thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bước 2) công ty cần thực hiện các bước tuân thủ sau thay đổi địa chỉ: 

1. Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở mới, trên biển hiệu phải thể hiện ít nhất tên công ty, mã số thuế và địa chỉ của công ty;

2. Khắc con dấu mới của công ty trong trường hợp con dấu công ty có thể hiện địa chỉ bị thay đổi;

3. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử đầu ra;

4. Thông báo đến các đối tác, người bán hàng để cập nhật địa chỉ trên các hóa đơn đầu vào;

5. Thông báo đến ngân hàng, thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động;

6. Cập nhật địa chỉ mới trên các giấy phép con, giấy chứng nhận hoặc các hồ sơ khác của công ty.